Back Office Export (H/F/X)

Temps plein – Basé à Milmort (Liège)

Description de l’entreprise :

Fièrement basée à la Liège depuis 1976, nous sommes un groupe d’artisans, de travailleurs, une véritable chocolaterie. Afin de régaler le plus grand nombre, des citoyens du monde à la Cour de Belgique, nous produisons, sous les formes les plus variées, un chocolat de qualité issu du commerce équitable.

Chez Galler, pas d’huile de palme, ni de conservateur, ni d’arôme ou de colorant artificiels.

Nous croyons qu’un monde meilleur peut commencer avec une barre de chocolat et nous nous y attelons tous les jours modestement, mais avec détermination…

L’ambition de notre chocolaterie ? Devenir une société à impact avec une raison d’être porteuse de sens basée sur la stratégie des 4P : People (les gens), Planet (la planète), Profitability (prospérité) et Purpose (raison d’être). Nous voulons incarner dans le monde du chocolat, une approche entrepreneuriale basée sur la convergence d’intérêts, pour bâtir un monde équitable et durable.

Pour ce faire, nous voulons contribuer au bien-être de toutes les parties prenantes de notre activité : nos clients, nos équipes, nos fournisseurs, nos partenaires, nos actionnaires…

Cela passe notamment par notre labellisation 100% Fairtrade de notre cacao, un levier d’action pour améliorer les conditions de vie et de travail des producteurs de cacao.

Cela se traduit aussi par la mise en place d’une manière de travailler plus collaborative au sein de notre chocolaterie. Une organisation moins hiérarchique, où tout un chacun a l’opportunité de prendre la parole, de s’impliquer et de travailler dans un contexte positif et inclusif.

Quelques chiffres-clés :

•  170 collaborateurs
• 3 sites :
• un site de production historique à Vaux-sous-Chèvremont (Chaudfontaine) et un en Flandre (Lievegem)
• un site logistique, administratif et commercial à Herstal
• 9 boutiques Galler Chocolate City Shop en propre en Belgique (Liège, Uccle, Namur, Huy, Ixelles, Louvain-la-Neuve, Woluwé, Bruges, Bruxelles Grand-Place)
• 8 Galler Chocolate Market(Vaux-sous-Chèvremont, Fléron, Marche-en-Famenne, Liers, Waterloo, Gerpinnes, Erpent et Gembloux) et 1 Galler Chocolate Corner à Liège Médiacité
• Un chiffre d’affaires de 24,5 millions d’euros (2020), dont 20% à l’exportation
• Une production annuelle de 1500 tonnes (2020)
• Un actionnariat composé d’investisseurs qataris (51%) et belges (49% dont 3 % aux mains du management).
• Une certification Fairtrade pour les 1600 tonnes de fèves de cacao achetées
• Un engagement à planter plus de 70 000 arbres en faveur d’une cacaoculture durable en Côte d’Ivoire, en partenariat avec la coopérative Yeyasso, l’Université de Liège Faculté Agro-Bio Tech, Fondation Roi Baudoin et

Description de la fonction

Objectif principal

Nous recherchons un collaborateur « Back Office Export » afin d’assurer le suivi et le support des clients à l’exportation et participer au développement des marchés à l’export.  Il s’agit d’une fonction exigeant beaucoup de rigueur administrative, d’organisation et de polyvalence tout en faisant preuve d’affinités commerciales. Rôle transversal et véritable plaque tournante demandant de nombreux contacts avec différentes départements en interne (logistique, commercial, marketing, etc.)

Missions principales

🎯 Coordonner les commandes et assurer le suivi « supply chain » des partenaires

Coordonner le suivi des commandes entre nos clients et les différents services internes de La Chocolaterie afin de satisfaire au mieux les clients tout en assurant l’intérêt général de l’entreprise. Veiller à ce que leurs demandes soient traitées dans les délais afin que la collaboration soit optimale et disposer en temps et en heures des informations nécessaires.

Cela comprend notamment :

✏️ Suivi administratif et logistique des commandes et de leur livraison

• Réception des commandes des clients et vérification de leur pertinence.
  – Suivi de la procédure de préparation de leurs commandes en interne. (Pour chaque destination, encodage des commandes, lancement du processus en interne, suivi de la date de livraison et du respect de toutes les exigences d’étiquetage, de production et de légalisation propres à chaque client.
  – Validation de chaque document avant de les envoyer au client.
  – Suivi de la procédure administrative jusqu’à la livraison finale de la marchandise.
  – Optimalisation de la logistique vers notre filiale japonaise.
  – L’enregistrement des produits en douanes lorsque cela est nécessaire.
  – Tenue d’un document récapitulatif de toutes les commandes en cours.

🔢 Suivi de la facturation des partenaires

• Suivi des paiements clients avec rappel si nécessaire

🛠️ Suivi des problèmes « Supply Chain »

• Avertissement par mail par les clients de leurs problèmes de livraison, facturation, qualité ou autres
• En concertation avec le Key Account, informer les départements concernés, afin que ceux-ci détectent et solutionnent l’origine du problème
• Suivi de l’information aux partenaires et explications du problème, des solutions internes mises en place pour que celui-ci ne se reproduise plus et des éventuelles réparations (financières ou autres).

📜 Archivages des documents – traçabilité de la commande

• Conservation d’une copie de tous les documents liés aux commandes (Bon de commande, confirmation de commande, etc.) – archivage Outlook et bureautique.

Les marchés suivis pourront être modifiés en fonction des nécessités du département. Aujourd’hui, ils sont définis tels quels :  Moyen Orient, Europe hors Benelux, France, Asie et US.

🤝 Suivi commercial – communication

🌍 Assurer un suivi commercial et d’information auprès des distributeurs.

Cela comprend notamment :

• Communication produits auprès des distributeurs
  – Communication des informations reçues du marketing aux distributeurs en fonction de leur nécessité.
  – Communication des « infos : nouveau produit », « info : modification/suppression produit » et autres information relatives à l’univers Galler et son réseau (newsletter, info diverses…).
• Adaptation des documents Export : fiches commerciales, catalogue, fiches logistiques,…
• Réponses aux questions des distributeurs
  – En collaboration avec le Key Account du pays concerné, traiter les questions des partenaires (day-to-day) en faisant le lien avec les services adéquats en fonction de la nature de la question.
• Co-organisation des salons et événements export, suivi des foires.

📄 Mais aussi assurer un support administratif au département Export

Cela comprend notamment :

• Être responsable de la mise à jour des procédures commandes des clients
• Mise à jour des bases de données clients.
• Se tenir informer des évolutions du marché (concurrence,…) au travers des reportings réalisés par le marketing et le front office.
• Participation active à l’élaboration de la certification alimentaire et de la documentation y relative (IFS).

🎪 Assurer un support administratif à la participation de foires et salons

Cela comprend notamment :

• Réservation des hôtels, billets de transport, véhicules ; réservation des emplacements sur les foires, gestion des subsides Awex ; etc.

Profil recherché

Ce poste s’adresse à un.e personne rigoureuse, organisée, mais possédant obligatoirement des affinités commerciales et un bon sens relationnel. Pouvoir comprendre les besoins d’un client et savoir matcher les intérêts de celui-ci avec ceux de l’entreprise.

• 🎓 Formation supérieure en logistique, administrative, secrétariat de direction, commerce extérieur, etc.
• 🧠 Minimum 3-4 ans d’expérience confirmée dans une fonction administrative transversale.
• 🌐 A l’aise avec les outils informatiques (Excel, etc.). Connaissance de SAP est un plus.
• 🗣️ Bonne maîtrise de l’anglais exigée !
• 🛒 Une expérience dans l’univers de l’industrie alimentaire constitue un vrai plus.
• 💪 Autonomie, rigueur, compétences analytiques, polyvalence et bon sens relationnel.
• ❤️ Adhésion sincère à une entreprise engagée pour les gens, la planète et un modèle économique à sens.

Pourquoi rejoindre Galler ?

• Une marque engagée qui fait rimer chocolat, responsabilité et innovation.
• Un cadre de travail stimulant, avec de la liberté d’action et du sens.
• L’opportunité de faire rayonner un projet porteur de valeurs, dans un environnement agile et humain.

Envie de postuler ?

 Vous pensez correspondre au profil que nous cherchons ?

Alors, merci d’envoyer une candidature complète avec CV ET lettre de motivation par mail à l’adresse : jobs@galler.com (Une candidature incomplète ne sera pas prise en considération).

🔧 Process de recrutement :

• Les candidats potentiels seront contactés pour un premier screening téléphonique durant le mois de juillet 2025
• Les candidats présélectionnés seront reçus en entretien probablement durant la 1^ère quinzaine du mois d’août (date à définir).
• L’entrée en fonction est attendue dès que possible, maximum fin août/septembre 2025.